10 TIPS PARA ADMINISTRAR TU TIEMPO EFECTIVAMENTE
Hay días en los que sentimos que no nos alcanza el tiempo para hacer todo lo que queremos, no estamos siendo tan productivos como nos gustaría, e incluso llega el sentimiento de frustración que empeora todo. Por situaciones como esta, es que la administración del tiempo es una habilidad que debemos considerar adaptar a nuestra rutina.
La administración del tiempo es una disciplina que abarca diferentes aspectos: la organización y la motivación. En primer lugar, debes saber cómo y cuándo vas a organizar tu tiempo de manera en que logres hacer todas las actividades que previamente has planeado; y, en segundo lugar, necesitarás de una gran motivación para seguir al pie de la letra lo que ya has organizado y evitar aquellas distracciones que devoran tu tiempo y que impiden que logres realizar lo que ya habías planeado.
¿Por qué es tan importante la administración del tiempo?
El dominar el arte de administrar tu tiempo resulta altamente beneficioso. Si lo dominas, lograrás hacer mucho más en menos tiempo, y sobretodo, serás capaz de poner en práctica esta habilidad en el ámbito personal y profesional. También, la buena administración del tiempo aumenta la productividad y, por ende, se consigue un mejor balance entre el tiempo dedicado a realizar las actividades y el tiempo libre.
Tips para administrar tu tiempo efectivamente
1. Levántate temprano
El levantarse temprano puede sonar como una medida cliché para hacer más cosas durante el día. Sin embargo, siempre funciona. Puedes comenzar el día haciendo una lista de las cosas por hacer, o hacer actividades que te den energía como ejercicio o meditar. Puedes probar levantándote más temprano al menos tres veces por semana, y compara qué tantas actividades lograste completar, haciendo una comparación con los días en que despiertas más tarde.
2.Define tus actividades de menor a mayor importancia
Escribe de una manera limpia y entendible las actividades de menor a mayor importancia, dejando las actividades menos urgentes al final. Recuerda que tú decides que prioridad tiene cada actividad, tomando en cuenta el tiempo que te toma realizarla y el impacto que podría causar si no la haces en el tiempo debido.
3. La agenda lo es todo
Definitivamente, la agenda es la mejor herramienta de planificación del tiempo que puedes usar para definir las actividades por hacer. Si no cuentas con una, puedes comenzar con una simple libreta, o descargar una agenda virtual para tu Smartphone. Esto te ayudará a saber el tiempo que le vas a dedicar a cada actividad, según la importancia que previamente le asignaste a cada una. No olvides tachar las actividades completadas, para que puedas visualiza las actividades por hacer y el tiempo que te queda.
4.Visualiza tus tareas y ejercita tu memoria
Recuerda revisar tu agenda de manera regular. Conforme te acostumbres a leer lo que tienes que hacer, te será más fácil recordar si necesidad de revisar constantemente la agenda. Si es posible, asigna un color a cada tarea y dibuja un símbolo a lado.
5. Usa recursos gráficos
De vez en cuando, nos encontraremos ante proyectos (ya sea de índole personal o profesional) que necesitarán un poco más que simplemente crear una lista de las tareas necesarias para completarlo. Generalmente un proyecto toma más de una semana o un mes, por lo que es necesario tener en claro como usaremos el tiempo para realizar el proyecto como se debe, incluso puede ser necesario delegar actividades a terceros.
Para esto, el diagrama de Gantt es una herramienta grafica usada generalmente en la planeación de proyectos que lleva semanas o meses en desarrollar. El diagrama de Gantt desglosa el proyecto por fases, incluyendo todas las tareas que se deben realizar, definiendo el periodo de tiempo para completar cada tarea, asignando responsables y fechas de inicio y final. Puedes usarlo para planeación de proyectos de negocio, o en tu trabajo. También lo puedes usar para diferentes proyectos en tu casa; como planear una remodelación, mudanza, limpieza de closet, etc.
6. Olvídate de las distracciones
Trata de alejarte (en medida de lo posible) de todas aquellas cosas que no son productivas, y que consumen tiempo. Las redes sociales son uno de ellos mayores distractores cuando estamos trabajando. No está mal que en cierto momento nos tomemos un descanso para abrir Facebook o Instagram y distraernos un poco. Sin embargo, es importante controlar este hábito y disminuirlo lo más que se pueda. Si crees que no puedes resistir el saber qué hay de nuevo en tus redes sociales, y estás en medio de una actividad muy importante, puedes eliminar las aplicaciones de tu Smartphone, y una vez que termines la actividad, las vuelves a instalar.
7. Trabaja en un lugar cómodo
El ambiente en el que trabajas influye directamente la productividad y la motivación. Ya sea que actualmente estés laborando en la oficina o continúes haciendo home office, es importante el espacio en el que trabajas. Trata de mantener tu área de trabajo lo más cómoda posible. Procura trabajar cerca de alguna ventana donde entre luz natural, mantén tu escritorio limpio y despejado de material que no necesites, incluso puedes considerar en agregar una planta de interior en cerca. Manteniendo un espacio adecuado, tu trabajo fluirá, por lo que aprovecharás tu tiempo de mejor manera.
8. Planea las actividades del siguiente día
Imaginemos que lograste administrar tu tiempo por un día exitosamente. Y ahora, ¿qué sigue? Recuerda que administrar el tiempo de una manera eficiente, conlleva a implementar esta actividad en tu día a día. Comienza visualizando las tareas que tienes por hacer el siguiente día o semana. Una Vez que tienes una idea de lo que tienes que hacer, puedes empezar escribiendo la lista de las actividades, y hacerlo como se menciona en los tips 1 y 2; asigna un nivel de importancia a cada actividad.
9. Planea una rutina
Los hábitos son poderosos, pero puede resultar difícil formarlos. Intenta hacer una prueba: durante 30 días despierta temprano, toma tu agenda y comienza a planificar el tiempo para tus actividades. Reflexiona: ¿Cómo te sentiste? ¿te ayudó a ser más productivo? ¿Lograste aprovechar tu tiempo? ¿Fue difícil hacerlo? Evalúa si necesitas hacer ajustes. Tomando en cuenta tu experiencia, intenta continuar formando este hábito, analizando lo que consideras que hiciste bien o mal, y adáptalo a tu día a día
10. Comienza a administrar tu tiempo en el aspecto laboral y personal
Ahora que tienes una idea de cómo implementar la administración del tiempo en tu vida, intenta usar esta habilidad en tu área laboral y personal, para que mantengas el hábito que ya has formado, y maximices tu tiempo siempre. Puede que no consideres necesario el implementar la administración del tiempo estrictamente en tu vida personal, pero recuerda; puedes adaptar alguno de los tips según tus necesidades. Llévalo con calma.
